Trong bài viết này, Khánh sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý người dùng trong WordPress khi có nhiều người cùng hoạt động trong trang web của bạn.
WordPress đi kèm với hệ thống quản lý vai trò người dùng, xác định xem vai trò ấy có thể và không thể làm gì trên website.
Vì vậy, Khánh sẽ lần lượt điểm qua từng vai trò và quyền của người dùng WordPress để bạn quản lý trang web của mình tốt hơn.
Sau đó, Khánh hướng dẫn cách thêm người dùng mới và phân quyền thành viên.
Vai trò và quyền của người dùng (user) WordPress là gì?
Sử dụng vai trò và quyền của người dùng WordPress đúng cách giúp bạn kiểm soát hoàn toàn trang web của mình và cải thiện độ bảo mật.
Người dùng (user) là những người đã đăng ký trên website của bạn.
Và mọi người dùng đều được chỉ định một vai trò cụ thể khi tài khoản của họ được tạo lúc đăng ký.
Vai trò của người dùng giúp họ có những quyền nhất định trên website.
Có 5 vai trò mặc định là:
- Administrator (quản lý)
- Editor (biên tập viên)
- Author (tác giả)
- Contributor (người đóng góp)
- Subscriber (người đăng ký)
Administrator (Admin)
Đây là vai trò có quyền lực nhất, bao gồm những quyền: thêm bài viết mới, chỉnh sửa bài của bất kỳ người dùng nào, xóa bài viết; cài đặt, chỉnh sửa và xóa các plugin cũng như theme.
Quan trọng hơn là admin có thể thêm và xóa người dùng cũng như thay đổi thông tin về người dùng hiện tại, bao gồm cả mật khẩu.
Vai trò admin này về cơ bản được dành riêng cho chủ sở hữu trang web.
Chủ sở hữu cũng có thể cấp quyền cho một người khác để tiện quản lý, nhưng cần phải cẩn trọng và chỉ nên đưa vai trò admin cho người mình tin tưởng.
Editor
Vai trò này có toàn quyền kiểm soát phần nội dung trên website.
Editor có thể thêm, chỉnh sửa, đăng tải và xóa bất kỳ bài viết nào trên web, kể cả những bài do người khác viết.
Editor cũng có thể kiểm duyệt, chỉnh sửa và xóa bình luận trên bài viết.
Mặt khác, editor không có quyền truy cập để thay đổi cài đặt trang web, cài đặt plugin và theme hoặc thêm người dùng mới.
Author
Người dùng với vai trò author có thể viết, chỉnh sửa và đăng các bài viết của riêng mình. Họ cũng được xóa bài của mình, ngay cả khi chúng đã đăng tải.
Khi viết bài, author không thể tạo category mới, nhưng họ có thể chọn từ category hiện có. Họ cũng được thêm tag vào bài viết của mình.
Author có thể xem bình luận ngay cả khi chúng đang chờ duyệt, nhưng họ không thể kiểm duyệt, phê duyệt hoặc xóa bất kỳ bình luận nào.
Họ không có quyền truy cập vào cài đặt trang web, plugin hoặc theme.
Vì vậy author là một vai trò có rủi ro khá thấp.
Contributor
Người dùng có vai trò contributor có thể thêm bài viết mới và chỉnh sửa bài của chính họ, nhưng họ không thể đăng tải bất kỳ bài viết nào.
Khi viết bài, họ có thể chọn từ các category hiện có và tạo tag của riêng mình.
Nhược điểm lớn nhất của vai trò này là không thể tải tệp lên, vì vậy họ không thể thêm hình ảnh vào bài viết của mình.
Contributor cũng có thể xem tất cả bình luận trên trang web, nhưng họ không thể phê duyệt hoặc xóa các bình luận.
Cuối cùng, họ không có quyền truy cập vào cài đặt trang web, plugin hoặc theme.
Subscriber
Những subscriber có thể đăng nhập vào trang web của bạn, cập nhật hồ sơ và thay đổi mật khẩu.
Họ không thể viết bài, xem bình luận hoặc làm bất cứ điều gì khác bên trong khu vực quản trị viên WordPress của bạn.
Vai trò người dùng này đặc biệt hữu ích nếu bạn có trang web cho thành viên, web bán hàng hoặc một web khác nơi người dùng có thể đăng ký và đăng nhập.
Ví dụ về cách phân quyền người dùng
Nếu bạn đang quản lý một website định dạng tạp chí thì vai trò “Editor” sẽ dành cho nhân viên cấp cao, vai trò “Author” dành cho nhân viên cấp dưới và vai trò “Contributor” có thể chỉ định cho các tác giả khách mời.
Cách quản lý người dùng trong WordPress
Thêm người dùng mới trên trang web WordPress
Có 3 cách để thêm người dùng mới trên website WordPress: thủ công, cho phép người dùng tự đăng ký miễn phí, tạo website thành viên trả phí nơi người dùng trả phí để đăng ký.
Nếu bạn chỉ muốn thêm số lượng nhỏ người dùng vào website của mình thì nên chọn cách thủ công.
Phương pháp này sẽ phù hợp với:
- Các doanh nghiệp nhỏ có nhiều nhân viên khác nhau cùng quản lý website của họ.
- Blog có nhiều tác giả.
- Cửa hàng bán đồ online có nhiều người quản lý.
Bạn chỉ cần vào User ở thanh menu quản trị, nhấp Add New và lần lượt điền thông tin vào form để tạo người dùng mới.
Đầu tiên, bạn nhập username (tên người dùng). Người dùng có thể sử dụng username hoặc email để đăng nhập.
Tiếp theo, bạn nhập địa chỉ email của người dùng.
Hãy kiểm tra xem bạn có điền đúng địa chỉ hay không, vì trong trường hợp người dùng quên mật khẩu, họ có thể đặt lại mật khẩu thông qua email đã đăng ký.
Sau đó, bạn nhập tên, họ, url trang web của người dùng. Đây là những mục tùy chọn, bạn có thể để trống cho người dùng tự điền sau.
Bước tiếp theo, bạn cần đặt mật khẩu cho người dùng.
Bạn có thể dùng nút “Generate password” để tự động tạo một mật khẩu mạnh.
Bên dưới khung mật khẩu, bạn sẽ thấy một tùy chọn gửi cho thành viên mới đăng ký một email chứa thông tin tài khoản của họ.
Nếu bạn chọn mục này, người dùng sẽ nhận được email thông báo cách đăng nhập. Trong đó bao gồm đường link để họ tự đặt mật khẩu khác nếu muốn.
Tiếp đến là chọn vai trò người dùng WordPress bằng cách nhấp vào box Subscriber trong mục Role. Một danh sách vai trò xổ xuống cho bạn lựa chọn.
Cuối cùng, bạn nhấp vào nút Add New User ở cuối trang.
Quản lý người dùng
Với tư cách là admin, bạn có thể thêm và xóa người dùng khỏi trang web WordPress của mình bất kỳ lúc nào.
Sau khi đã thêm người dùng mới, bạn được quyền chỉnh sửa hồ sơ của họ và thay đổi bất kỳ thông tin nào, bao gồm mật khẩu.
Chỉ cần nhấp vào User trên thanh menu ở trang quản trị WordPress, bạn sẽ được đưa đến trang quản lý người dùng.
Nếu muốn chỉnh sửa hồ sơ của người dùng nào, bạn nhấp vào username của người dùng đó.
WordPress sẽ đưa bạn đến trang hồ sơ của người dùng, trong đó bao gồm đầy đủ thông tin như vai trò, họ tên, email, tiểu sử, ảnh đại diện, mật khẩu…
Bạn có thể đặt mật khẩu mới hoặc gửi liên kết lấy lại mật khẩu vào email người dùng trong trường hợp họ lỡ quên mật khẩu.
Sau khi đã chỉnh sửa xong, bạn nhấp vào nút Update User ở cuối trang.
Nếu muốn thay đổi vai trò của nhiều người cùng lúc mà không phải mất thời gian vào hồ sơ từng người để đổi, bạn chỉ cần tick vào ô vuông bên cạnh mỗi username, sau đó nhấp vào khung Change role to… , chọn vai trò bạn muốn đổi, cuối cùng nhấn nút Change.
Người dùng cũng có thể tự sửa hồ sơ của mình bằng cách vào User >> Profile ở bảng điều khiển WordPress.
Họ được quyền thêm ảnh hồ sơ, thay đổi hầu hết thông tin nhưng không thể thay đổi username và vai trò của mình.
Lời kết
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu về vai trò và quyền của người dùng cũng như cách quản lý người dùng trong WordPress.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn cứ để lại bình luận bên dưới, Khánh sẽ giải đáp giúp bạn.
Hẹn gặp bạn ở bài hướng dẫn tiếp theo.